Auditorías de protección de datos ¿Es obligatoria en tu empresa?

En la era digital, la protección de datos personales se ha convertido en una prioridad para las empresas. Con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, la importancia de proteger la información personal de clientes y empleados ha aumentado significativamente. 

Una de las herramientas clave para asegurar el cumplimiento de estas normativas es la auditoría de protección de datos. Pero ¿es obligatoria esta auditoría en tu empresa?

 
En este artículo, vamos a explorar qué implica una auditoría de protección de datos, cuándo es obligatoria y cómo puede beneficiar a tu empresa o negocio. 

¿Qué es una Auditoría de Protección de Datos?
Una auditoría de protección de datos es un proceso sistemático que evalúa cómo una organización gestiona y protege los datos personales que maneja. El objetivo principal de la auditoría es asegurar que la empresa cumple con la normativa vigente en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) en España.

Marco Normativo
La auditoría de protección de datos es la herramienta que permite comprobar y evaluar el nivel de cumplimiento de la ley de protección de datos en empresas y organizaciones. Aunque ni el RGPD ni la LOPDGDD recogen explícitamente la auditoría de protección de datos, el RGPD sí la contempla en los artículos 24 y 32. Estos artículos establecen la obligación de responsables y encargados del tratamiento de evaluar la eficacia de las medidas de seguridad técnicas y organizativas adoptadas por la empresa, autónomo u organización.

• Artículo 24 del RGPD

Este artículo requiere que las medidas técnicas y organizativas se revisen y actualicen "cuando sea necesario" para garantizar la seguridad de los datos.

• Artículo 32 del RGPD

Este artículo obliga a realizar un "proceso de verificación, evaluación y valoración regular de la eficacia" de las medidas de seguridad implementadas.
Así, las auditorías de protección de datos cumplen con esta exigencia, ya que permiten verificar y evaluar la eficacia de las medidas de seguridad y los tratamientos de datos personales realizados por la empresa.

¿Es Obligatoria la Auditoría de Protección de Datos?
La auditoría de protección de datos no es obligatoria por defecto. En el pasado, antes de la entrada en vigor del RGPD, sí que la auditoría LOPD era obligatoria, según la ley de 1999. Sin embargo, actualmente esta obligación no está recogida en la LOPDGDD de 2018.

• Necesidad de Demostrar Cumplimiento

Aunque no es explícitamente obligatoria, es esencial que las empresas puedan demostrar que cumplen con las obligaciones establecidas por el RGPD y la LOPDGDD. Realizar auditorías periódicas es una de las mejores maneras de hacerlo, ya que ayudan a asegurar el principio de responsabilidad proactiva (accountability) y evitar posibles sanciones por incumplimiento. 
 

Casos en los que es Recomendable Realizar una Auditoría.
1. Tipo de Datos Procesados
Si tu empresa maneja datos sensibles, como información sobre salud, origen étnico, opiniones políticas, o datos biométricos, la realización de auditorías de protección de datos es altamente recomendable. Estos tipos de datos requieren medidas de protección más estrictas debido a su naturaleza delicada y al mayor riesgo asociado con su manejo.
2. Volumen de Datos
Empresas que procesan un gran volumen de datos personales pueden beneficiarse significativamente de auditorías periódicas. Aunque no es obligatorio, el RGPD sugiere que aquellas organizaciones que manejan datos de un número significativo de personas deben asegurarse de tener mecanismos sólidos de protección de datos.
3. Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD)
Si la empresa realiza Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (EIPD) debido a que el procesamiento de datos puede implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, es recomendable acompañar estas evaluaciones con auditorías. Esto permite identificar y mitigar riesgos de manera más efectiva.
4. Instrucciones de la Autoridad de Control
Aunque no sea una práctica regular, las autoridades de protección de datos pueden requerir auditorías específicas en función de investigaciones, denuncias o inspecciones. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede ordenar auditorías si considera que una empresa no está cumpliendo con la normativa.
5. Políticas Internas
Muchas organizaciones optan por realizar auditorías de protección de datos como parte de sus políticas internas de cumplimiento y gestión de riesgos, aunque no sean obligatorias. Esto ayuda a demostrar el compromiso de la empresa con la protección de datos y a identificar posibles áreas de mejora.
6. Cambios Significativos en la Empresa
En situaciones donde hay cambios importantes en la estructura de la empresa, como fusiones, adquisiciones, o la implementación de nuevas tecnologías de procesamiento de datos, una auditoría puede ser crucial para asegurar que todos los procesos y sistemas cumplen con el RGPD.
7. Incidentes de Seguridad
Si la empresa ha sufrido una brecha de seguridad o incidente relacionado con la protección de datos, realizar una auditoría puede ayudar a identificar las causas del incidente y prevenir futuros problemas.

Especial Mención a la Certificación LOPD
La auditoría de protección de datos se vuelve obligatoria cuando una empresa desea obtener la certificación LOPD. Para conseguir esta certificación, la empresa debe someterse a una auditoría realizada por una entidad certificadora. Realizar una auditoría interna o con una consultoría externa es crucial para superar este proceso con éxito.

Beneficios de Realizar una Auditoría de Protección de Datos
Más allá de la obligatoriedad, realizar auditorías de protección de datos puede ofrecer numerosos beneficios para las empresas. Entre ellos se encuentran:
1. Cumplimiento Normativo
Una auditoría ayuda a asegurar que la empresa cumple con todas las obligaciones legales, evitando así sanciones y multas que pueden ser significativas bajo el RGPD.
2. Protección de la Reputación
Proteger adecuadamente los datos personales fortalece la confianza de los clientes y empleados en la empresa. Una brecha de datos puede dañar gravemente la reputación de una organización.
3. Identificación de Riesgos
Las auditorías permiten identificar riesgos y vulnerabilidades en los sistemas y procesos de manejo de datos, facilitando la implementación de medidas correctivas.
4. Mejora de Procesos
A través de la auditoría, las empresas pueden mejorar sus procesos internos y adoptar mejores prácticas en la gestión de datos.
5. Prevención de Incidentes
Al identificar y mitigar riesgos, las auditorías ayudan a prevenir incidentes de seguridad y brechas de datos, lo que a su vez minimiza el impacto financiero y operativo de tales eventos.

¿Cómo se Realiza una Auditoría de Protección de Datos?
1ª Fase: Revisión de la Documentación
Se recopila toda la documentación relevante sobre las políticas y procedimientos de protección de datos.
2ª Fase: Planificación de la Auditoría
Se define el alcance, los objetivos y los recursos necesarios para la auditoría.
3ª Fase: Análisis de Cumplimiento
Se evalúan las prácticas de la empresa para asegurar que cumplen con la normativa vigente.
4ª Fase: Informe de Auditoría
Se elabora un informe detallado con los hallazgos y las recomendaciones para mejorar la protección de datos.